6 tips voor een effectieve vergadering

Veel online meetings achter de rug? Het hybride werken, ofwel de combinatie van thuiswerken en op kantoor, is al een tijdje “het nieuwe werken”. Staan er nu weer vooral face-to-face meetings op de agenda? Met de onderstaande tips bereid jij je goed voor!

‍

1. Terug naar de basis

Voor de pandemie werkte 86% van de Nederlandse werknemers op kantoor, blijkt uit de cijfers van Eurostat. Het kantoor was de basisplek voor alle samenwerkingen en werkzaamheden. Voor het organiseren van vergaderingen wordt een uitnodiging gestuurd met datum, plaats, tijdstip en doel. Met name aanwezig zijn op de juiste plek, is het grootste verschil ten opzichte van online meetings. Zorg voor een geschikte locatie! 

2. Bepaal de doelen

Vertel vooraf duidelijk het doel van de vergadering. Het kan gaan om teambuilding, een besluit, eventuele problemen of kennis verspreiden. Zo weet de deelnemer wat hij/zij kan verwachten. Dit vergroot het aantal actieve deelnemers tijdens de vergadering. 

3. Teamrollen

Er zijn een aantal rollen die niet kunnen ontbreken tijdens een vergadering: de voorzitter en notulist. De voorzitter leidt de gehele meeting en brengt structuur aan. De voorzitter laat iedereen aan het woord, loopt de agendapunten langs en bewaakt de tijd. De notulist legt alle besluiten en taken tijdens de vergadering vast. Zorg als voorzitter dat iedereen de verantwoordelijkheid voelt om bij te dragen aan de vergadering.

‍

4. Agenda maken en delen

De voorzitter stelt voor de vergadering een agenda op, waarin alle aandachtspunten en onderwerpen staan. De agendapunten kunnen worden samengesteld aan de hand van input van het hele team of vanuit andere noodzakelijke hoeken. Deel de agenda voor de vergadering met het team, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.  

5. Bewaak de tijd 

Houd in je planning rekening met eventuele vragen die opkomen tijdens de vergadering. Ook kunnen bepaalde agendapunten langer duren dan verwacht. Houd hier rekening mee, want overeenstemming is belangrijk voor een resultaat. 

6. Vertel over communicatieregels  

Een fijn gevoel overhouden aan de vergadering is belangrijk voor een positieve werksfeer. Een goed gevoel stimuleert de samenwerking binnen het team. Houd rekening met de volgende punten wanneer je prettig wil communiceren: begrip tonen, vragen stellen, de ander laten uitpraten, praten vanuit jezelf, voorkomen van lastige (persoonlijke) discussies en een oplossingsgerichte en positieve houding. Voor het geven van feedback kun je het Hamburgermodel gebruiken.