Een succesvol hybride evenement organiseren: de do’s en dont’s

Let's get digital bij DUS! Onze livestreamstudio staat klaar voor jouw hybride evenement. Maar hoe creëer je nou een passend programma met interactie voor je off- én online doelgroep? Deze do's en dont's helpen je om een waardevol evenement te organiseren.

‍

                                                                DO’s

‍

1. Kies een duidelijk thema

Bouw jouw evenement rondom een duidelijk gekozen thema; een onderwerp dat leeft onder je doelgroep. Doordat je weet wat er speelt bij de doelgroep kun je met een evenement meerwaarde bieden in een tijd waarin er al veel online wordt aangeboden.

‍

2. Dynamische beelden 

De fysiek aanwezige bezoekers worden automatisch meegezogen in de beleving. Voor de bezoekers die thuis achter hun laptop zitten is dit een ander verhaal. Hoe zorg je dat ze geboeid blijven kijken? Geef je kijkers het gevoel dat ze dichtbij zijn door steeds van shots te wisselen. Hiervoor moet je minimaal drie of vier camera's in de zaal zetten.

‍

3. Zorg voor interactie 

Dit is de essentie van een hybride evenement. Een van de redenen dat mensen online afhaken is, omdat ze zich vergeten voelen. Houd zowel de on- als offline doelgroep betrokken door bijvoorbeeld een chat, polls, een quiz of break-outsessies toe te voegen. Creëer daarnaast een online plek waar alle deelnemers zowel voor als na het evenement de mogelijkheid hebben om te kunnen netwerken en in contact te kunnen blijven.

‍

‍

4. Beperk de tijd 

Er zit een grens aan de spanningsboog bij zowel de on- als offline bezoeker. Let op dat een fysieke sessie langer kan duren dan een online sessie. Bestudeer van te voren goed op welke tijdstippen en momenten de twee groepen hun eigen sessies starten en wanneer de groepen weer samenkomen. Houd je aan het programma, de hoofdonderwerpen, wijk niet af en loop niet uit. Daarbij is een gezamenlijk slot belangrijk voor een krachtig einde. 

‍

5. Regisseur inzetten

Tijdens een hybride evenement komen er veel factoren tegelijkertijd samen. Om dit op een effectieve manier te managen is een regisseur essentieel. Een regisseur zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt, is een algemeen aanspreekpunt, verbindt on- en offline met elkaar en zorgt voor een juiste informatiestroom.

                                                                DONT’s

1. De voorbereiding onderschatten 

Hoe creëer je een waardevol evenement voor beide groepen? Hybride evenementen kunnen heel impactvol zijn, maar je moet hier wel de juiste voorbereidingen voor treffen. Visualiseer altijd de customer journey van je on- en offline doelgroep. Waar ontmoeten ze elkaar? Waar hebben ze eigen sessies? Waar zitten de piek- en rustmomenten?

‍

2. Besparen op techniek 

Bezuinig vooral niet op dit onderdeel. Een ononderbroken en vloeiend evenement is essentieel voor een succesvol hybride event. De juiste techniek is onderdeel van een waardevolle en een totale beleving voor zowel de on- als offline gasten.

‍

‍

3. Denken dat de deelnemers de techniek wel snappen

Kies voor een platform dat niet te ingewikkeld is voor deelnemers. Ga uit van de grootste digibeet die online deelneemt. Het gemak om virtueel binnen te komen en het vlekkeloze gebruik geeft de online deelnemers een ontspannen gevoel gedurende het evenement.

‍

4. Er vanuit gaan dat de interactie vanzelf wel ontstaat 

Het is echt een must om een on- en offline moderator en host in te zetten. Zo houd je de interactie en betrokkenheid met beide groepen op gang. Een host is iemand die de online en fysiek aanwezige gasten verwelkomt en gedurende het evenement zorgt voor onderlinge interactie. Een moderator beheert de vragen en opmerkingen die online binnenkomen en speelt deze door naar de hosts.